Định biên nhân sự là gì? Với các doanh nghiệp việc định biên nhân sự là yếu quyết định sự thành bại của công ty. Bởi các nhân viên trong công ty sẽ là những người đóng góp ý tưởng, làm việc và góp phần quyết định sự phát triển của công ty đó. Theo dõi bài viết của daihoituyendung.com.vn để hiểu thêm về vai trò và cách xây dựng định biên nhân sự hiệu quả.
Định biên nhân sự là gì? Điều kiện áp dụng thế nào?
Để định biên nhân sự hiệu quả, doanh nghiệp cần tìm hiểu hai yếu tố quan trọng gồm định nghĩa của định biên và điều kiện để áp dụng.
Khái niệm định biên nhân sự là gì
Định biên nhân sự hay còn được gọi với tên biên chế lao động, là phương pháp xác định số nhân viên có đầy đủ các yếu tố như năng lực làm việc, phẩm chất con người nhằm đáp ứng nhu cầu giải quyết công việc mà công ty đề ra. Việc này không chỉ hỗ trợ công ty chọn lọc được nhân tài làm việc mà còn giúp cắt giảm chi phí nhân viên để dành vào việc đầu tư khác. Giờ bạn đã hiểu định biên nhân sự là gì rồi chứ.
Các điều kiện để áp dụng phương pháp định biên
Để áp dụng định biên hiệu quả, cần tuân theo các điều kiện sau:
Đối với doanh nghiệp, công ty
- Định hướng chiến lược phát triển công ty rõ ràng, chi tiết.
- Lên kế hoạch phù hợp với ngân sách, đặt ra những rủi ro và kế sách khắc phục.
Đối với các bộ phận trong công ty
- Xây dựng kế hoạch rõ ràng phân công chi tiết các vị trí, chức vụ và quyền hạn trong công việc.
- Đặt ra yêu cầu, kỳ vọng và số nhân viên khi tuyển đầu vào.
- Thống kê số liệu tự động hóa có thể giải quyết công việc và lập ra hệ thống quản lý dữ liệu.
- Hướng dẫn các nhiệm vụ và quy trình thực hiện công việc.
Nguyên tắc tính định biên nhân sự hiệu quả
Để định biên nhân sự hiệu quả công ty cần đưa ra các nguyên tắc và đội ngũ công nhân viên phải tuân thủ theo đúng quy định.
Nguyên tắc 1: Về tỷ lệ tương quan
- Tỷ lệ tương quan phải tỷ lệ thuận với tỷ lệ doanh thu. Độ tăng, giảm nhân sự phụ thuộc vào độ tăng, giảm của doanh thu công ty. Ví dụ công ty A tăng doanh thu 30% thì số lượng nhân viên tăng 20%.
- Tương quan tỷ lệ giữa nhóm trực tiếp và nhóm nhân viên gián tiếp. Ví dụ nhóm trực tiếp ( nhóm kinh doanh và sản xuất ) 40% thì nhóm gián tiếp sẽ đạt 30%.
- Tương quan giữa nhóm nhân sách công ty, trực tiếp với gián tiếp. Nếu chi phí lương/ doanh thu là 76% thì quỹ lương dành cho quản lý và nhân viên công ty là 20% – 76%.
Nguyên tắc 2: Về định mức lao động
- Định mức theo khối lượng công việc được áp dụng cho công việc sản xuất, các dịch vụ kinh doanh và định mức này tùy thuộc vào độ thành thạo công việc của người lao động. Ví dụ 35 sản phẩm trong 1 ca dành cho 1 người lao động, 17 khách hàng cần phục vụ trong 1 ca.
- Đối với khối kinh doanh cần áp dụng theo hệ chỉ tiêu hiệu suất, để làm điều này cần tổng hợp các chi tiêu trong quá trình kinh doanh và số lượng khách hàng.
- Dành cho khối gián tiếp công ty sẽ áp dụng định mức theo đối tượng dịch vụ.
Nguyên tắc 3: Về tần suất và thời lượng
Dựa trên các chức danh, tần suất công việc và thời gian thực hiện nhiệm vụ để áp dụng nguyên tắc tần suất và thời lượng. Ví dụ một nhân viên sale có nhiệm vụ chăm sóc khách hàng, làm hợp đồng cho khách và lập bảng báo cáo hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng gửi lên các bộ phận cao hơn.
>>> Xem thêm: 9+ các ngành nghề khối D siêu hot trong 5 năm tới
Các bước xây dựng định biên nhân sự
Ngoài tìm hiểu định biên nhân sự là gì bạn cần biết các bước xây dựng nó. Sau quá trình tìm hiểu về khái niệm, nguyên tắc của phương pháp định biên, các doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch theo 5 bước dưới đây để đạt được kết quả tối ưu trong quá trình định biên nhân sự.
Xác định nhu cầu nhân lực
Muốn đạt được kết quả tốt thì bước đầu tiên doanh nghiệp cần xác định nhu cầu nguồn nhân lực. Công ty cần thống kê số công việc và lên kế hoạch tuyển dụng sao cho vừa đủ nhân viên đáp ứng yếu tố công việc đề ra. Việc này không chỉ giúp công ty tìm kiếm được nguồn nhân lực cốt cán mà còn giảm thiểu chi phí không đáng cho công ty.
Phân tích thực trạng nhân lực
Xác định nguồn nhân lực của công ty sau đó phân tích rõ ưu, nhược điểm nhân lực. Từ đó, lập ra các chiến lược giúp nâng cao ưu thế vốn có và giảm thiểu nhược điểm. Nhằm giúp khắc phục thực trạng nhân lực của doanh nghiệp cần dựa vào yếu tố hệ thống và yếu tố dựa vào quá trình.
Với yếu tố hệ thống, dựa vào số lượng nhân viên, trình độ và yêu cầu công việc qua đó lập kế hoạch về các hoạt động, quyền hạn và mối quan hệ trong công việc. Để áp dụng quy tắc tuyển dụng, đào tạo và khen thưởng sao cho phù hợp với mỗi cá nhân, phòng ban khác nhau.
Còn yếu tố dựa vào quá trình cần dựa vào môi trường làm việc, tính hấp dẫn của công việc và các chế độ ưu tiên lương thưởng của công ty. Qua đó, cải thiện các hoạt động của ban quản trị công ty tạo cho nhân viên môi trường tốt để làm việc đạt hiệu quả cao.
Đưa ra quyết định tăng hay giảm nhân sự
Sau khi thực hiện các bước nêu trên, doanh nghiệp sẽ đưa ra các quyết định tăng cường hay cắt giảm nhân sự để phù hợp với công việc và tăng hiệu quả quá trình làm việc mang lại doanh thu tốt cho công ty.
Lên kế hoạch thực hiện
Lúc này, doanh nghiệp đã hoàn toàn có thể thực hiện kế hoạch định biên nhân sự, dựa vào các cách thực như tuyển dụng, đề bạt, tổ chức cơ cấu nhân sự hay cắt giảm, sa thải nguồn nhân lực không cần thiết. Công ty sẽ đưa ra bảng kế hoạch đầy đủ để tiết kiệm chi phí và tuyển dụng số lượng nhân viên đạt yêu cầu doanh nghiệp đề ra.
Đánh giá thực hiện kế hoạch
Sau quá trình lên kế hoạch và thực hiện phương pháp định biên nhân sự, công ty sẽ đưa ra thống kê kết quả xem xét kế hoạch đã phù hợp và giúp công ty phát triển hay chưa. Nếu còn thiếu sót cần sửa chữa những phần nào để kế hoạch trở nên hoàn thiện.
>>> Đừng bỏ qua: Cách tìm kiếm khách hàng cho sale mới nhất 2024
Kết luận
Trên đây là thông tin xoay quanh chủ đề định biên nhân sự là gì? Định biên nhân sự là quá trình dài đòi hỏi công ty cần lên kế hoạch chi tiết để tránh những sai sót không đáng có làm ảnh hưởng đến quá trình phát triển của công ty. Mong rằng những chia sẻ trên sẽ giúp ích cho các bạn trong việc xây dựng kế hoạch định biên nhân sự.
